زمان مطالعه: ۹ دقیقه

من ۱۲ سال سابقه مشاوره و مدیریت پروژه از راه دور را دارم و میخوام در مورد بهترین روش مدیریت پروژه های از راه دور با شما صحبت کنم. به طورکلی برای سازمانی کار می‌کردم که اکثر پروژه‌های مشتری به صورت از راه دور مدیریت می‌شد و تیم‌های کاری، تیم‌های مجازی بودند که از نظر جغرافیایی در جاهای مختلفی پراکنده بودند.

بنابراین حتی اگر این شرکت یک دفتر مرکزی هم داشت هنوز کارها به صورت از راه دور انجام می‌شد چون که بقیه اعضای تیم در دفتر شرکت حضور نداشتند. من در محل کارم یک میز کاری داشتم اما هرگز از آن استفاده نکردم.

مزایای مدیریت پروژه از راه دور

ایده کار از راه دور قبلا یک رویا بود اما حالا به واقعیت تبدیل شده است. به لطف تکنولوژی‌های روز دنیا شما می‌توانید از طریق برنامه‌های از راه دور یا ریموت (نرم افزار مدیریت پروژه)، در خانه خود یا هرفضای دیگری کار کنید.

تمام آنچه که شما نیاز دارید یک اتصال اینترنتی است تا بتوانید با تیم خود در ارتباط باشید. مهم‌تر از همه این موارد، انجام کار در دفتر خانگی است بدونه از دست رفتن وقت برای رفت و آمد. شما می‌توانید از زمان خود برای بهبود زندگی خانوادگی و یا انجام مسئولیت‌های اجتماعی خود استفاده کنید.

فرهنگ کار از راه دور یا همان دورکاری در آمریکا رو به افزایش است و کارمندانِ بیش از ۳۸ درصد شرکت‌ها از بهترین روش‌های مدیریت تیم از راه دور استفاده می‌کنند. نکته قابل توجه این است که کارمندان از راه دور ساعت کاری بیشتری را نسبت به کارمندان حضوری دارند. به علاوه یکی از مواردی که می‌توان تصور کرد آسایش و راحتی فرد از کار در خانه است.

این که شما در حال حاضر از راه دور به مدیریت پروژه و اعضای تیم خود می‌پردازید یا نه، باید بدانید مواقعی وجود دارد که مدیریت پروژه از راه دور می‌تواند ایده کاربردی برای شما باشد. ممکن است در برخی مواقع حتی کارمندان خود را نبینید اما استفاده از نرم افزارهای مدیریت از راه دور دارای مزایایی است که در ادامه می‌خواهیم در مورد آن بحث کنیم.

• بیشتر بخوانیم: راهنمای جامع ارسال پیشنهاد پروژه در سایت‌های فریلنسری

تمرین ارتباط برای پروژه های از راه دور

ارتباطات شغلی برای یک مدیر پروژه شامل ایمیل و جلسات هفتگی و کنفرانس‌ها و تماس‌های اسکایپ و غیره میشود و همه این‌ها بخشی از مسئولیت‌های ارتباطی مدیر پروژه است.

مدیران پروژه از راه دور باید از این ابزارها استفاده کنند و فرصتها را به یک راه حل نهایی موفق تبدیل کنند. ارتباط مکرر و همچنین روش‌های خلاقانه برای ارتباط با تیم پروژه و مشتری برای مدیریت پروژه از راه دور مورد نیاز خواهد بود.

جلسات منظم و ایمیل همیشه ضروری هستند اما با انجام ارتباطات بیشتر مانند ارسال ایمیل‌های روزانه به تیم و مشتری، بروزرسانی‌های سریعی را می‌توان ارائه داد. این نوع تلاش‌ها باعث می‌شود که با توزیع مکانی، تیم و مشتری انسجام بالایی داشته باشد.

پروژه‌های از راه دور و انعطاف پذیری در زمان کاری

به عنوان یک مدیر پروژه از راه دور، شما باید توانایی کار در ساعات مختلف روز را داشته باشید. اگر تیم شما در کشورهای مختلفی توزیع شده باشند مسلما با تفاوت زمانی برخورد خواهید داشت. باید در مواقعی که مشتریان پروژه به شما نیاز دارند در دسترس باشید. گرچه باید به فکر استراحت خود هم باشید.

برای مدیریت پروژه‌های از راه دور جلسات بیشتری تشکیل دهید!

از آنجا که شما با تیم پروژه همکاری نخواهید کرد و مشتری هرگز به صورت حضوری با شما برخورد نخواهند داشت باید جلسات بیشتری را برگزار کنید. شما باید جلسات هفتگی داشته باشید اما جلسات بررسی ماهانه یا سه ماهه را هم اضافه کنید.

از آنجا که مشتری نمی‌تواند شما را بشناسد، بروزرسانی وضعیت پروژه می‌تواند ارتباط بهتری ایجاد کند. این کار به افزایش توانایی تحویل پروژه کمک می‌کند. جلسات مکرر تیمی، انسجام و همکاری تیم را تقویت می‌کند و باعث از بین رفتن هر گونه یاس و نامیدی می‌شود.

• بیشتر بخوانیم: ۵ مورد از رایج‌ترین اشتباهات و مشکلات فریلنسر ها

چندین محل کار داشته باشید و پروژه‌های خود را از راه دور مدیریت کنید!

از آنجا که دور‌کار و اکثرا منزل هستید، حضور خانواده ممکن است در هنگام ارتباط با تیم خود با مشکلاتی مواجه شوید. بهتر است در داخل خانه چند محل کار داشته باشید  یا یک دفتر خارج از خانه تهیه کنید تا بتوانید کنفرانس‌های خود را در آنجا برگزار کنید.

مطمئن شوید تجهیزات مورد نیاز مانند گوشی هوشمند آماده و در دسترس است تا در صورت لزوم در جایی غیر از محل کار اصلی تان جلسات خود را برگزار کنید.

اجرای عالی پروژه از راه دور

هدف این است اطمینان حاصل کنیم که تمام افراد تیم از روز اول گرفتن پروژه با شما همراه هستند. تعاملات خود را شروع کنید و مطمئن شوید که تمام افراد، اهداف، تاریخ‌های مهم، نقش و هر گونه خطرات و فرضیات موجود را درک کرده اند.

شما هرگز فرصت دومی برای ایجاد اولین حس خوب را در اختیار نخواهید داشت. به نظر من و طبق تجربه‌ای که دارم ۵ مزیت اصلی وجود دارد که با مدیریت پروژه از راه دور می‌توانید به آن دست یابید.

دسترسی به بهترین کارمندان با استعداد بدون صرف هزینه اضافی

هنگامی که از نرم افزار مدیریت پروژه از راه دور و اعضای تیم استفاده می‌کنید سازمان شما بدون اینکه مجبور باشد به مکان دیگری انتقال داده‌ شود می‌تواند به بهترین کارمندان با استعداد در جهان دسترسی پیدا کند.

بنابراین وقتی می‌خواهید بهترین منابع موجود را بدست آورید هزینه‌های استخدام به مراتب کمتر می‌شود و احتمالا کارمندان مجازی شما هم مجبور نیستند که محل زندگی خود را برای کار‌کردن ترک کنند. اگر به دنبال کم‌کردن هزینه‌های خود هستید و در عین حال به کارمندان با استعدادی نیاز دارید کافیست تیم مجازی خود را هر چه سریعتر ایجاد کنید.

بهره‌وری بیشتر

اگر به دنبال بیشترین بهره‌وری از منابع خود هستید، پس به مدیریت از راه دور پروژه فکر کنید. یک مدیر پروژه باتجربه که در خانه خود کار می‌کند می‌تواند با تیم مجازی دیگر در شهر یا کشور دیگر همکاری داشته باشد.

این فرد دیگر نباید نگران هزینه‌های جابجایی خود باشد فقط کافیست که از وضعیت فعلی پروژه گزارش گیری کند و به رئیس یا همکاران خود گزارش دهد. شما می‌توانید بدون اینکه رضایت مشتری را به خطر بیندازید با یک مدیر یا تیم جدید همکاری کنید.

انعطاف‌پذیری در ساعات کاری

شما می‌توانید با یک تیم مجازی همکاری کنید و ساعت کاری خود را با این تیم هماهنگ کنید. شما ممکن است شب را تا دیر وقت به بررسی پروژه جدید، گزارش‌گیری وضعیت، تهیه لیست و مرور اطلاعات گذرانده باشید تا پروژه‌ای را به مشتری تحویل دهید و صبح با خیال راحت دیرتر از خواب بیدار شوید.

می‌توانید ساعت کاری برای خودتون تعریف کنید و با مدیر پروژه هماهنگ کنید. این موضوع باعث می‌شود که درگیری‌های هفتگی شما به میزان قابل توجهی کاهش پیدا کنید و کیفیت کلی زندگی شما بهبود پیدا کند. نرخ گردش مالی هم در بین این کارمندان بیشتر خواهد شد.

حواس‌پرتی کمتر

بر‌خلاف تصور عامه مردم، کارمند با تجربه می‌تواند به راحتی در هر ساعتی از روز که راحت‌تر است به تیم مجازی خود بپیوندد و کارهای خود را با حواس‌پرتی کمتر انجام دهد.

ممکن است در خانه فرزندانی داشته باشید که در طول روز اجازه تمرکز کردن را به شما ندهند. شما می‌توانید در ساعاتی که فرزندان شما در خواب هستند به کار مشغول شوید.

امکان سرویس‌دهی به مشتریان در مکان‌ها و ساعت‌های زمانی متفاوت

در نهایت شما می‌توانید به عنوان مدیر پروژه از راه دور خدمات بیشتری را به مشتریان در مکان‌ها و مناطق متنوع‌تر ارائه دهید. شما ممکن است به مشتری برخورد داشته باشید که از شما انتظار داشته باشد که یک پروژه را تا ساعت معینی انجام دهید.

در این زمان شما باید به اختلاف زمانی که وجود دارد نیز توجه داشته باشید. ساعت ۸ مشتری در واقع می‌تواند برای شما به معنای ۶ صبح باشد. مشتری به هیچ وجه به مکانی که شما در آن قرار دارید اهمیت نمیده، چون قرار نیست با شما ملاقات کند، پس در هر جایی از این کره خاکی باشید به سادگی می‌توانید با یک تیم مجازی به صورت از راه دور همکاری داشته باشید.

• بیشتر بخوانیم: ممکن است هنوز به ریموت کار کردنتان (دورکاری) پی نبرده باشید!

چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم؟

سوالی که طبیتعا پیش می‌آید این است که یک مدیر چگونه از پیشرفت کار تیم اطمینان پیدا کند؟

میزان تولید یک شرکت به توازن کار و بهره‌وری بستگی دارد. اما وقتی از برنامه‌های مدیریتی از راه دور استفاده می‌کنید، پیگیری کارها به کمک عکس، اعلان‌ها و هشدارها ساده‌تر می‌شود. جدا از ارائه بازخورد فوری از طریق ارتباطات بصری، چهره‌ی کاملا جدیدی به مدیریت از راه دور می‌بخشد.

یک ابزار مدیریت پروژه از راه دور می‌تواند به شما کمک کند تا کارهای تیم خود را مدیریت کنید. برای رفع هر گونه مشکلی شما باید از ابزارهای مناسبی برای بهبود کیفیت ارتباط استفاده کنید.

کارمندان شما باید امکان چت کردن، انتقال فایل، جستجو و غیره را داشته باشند. هیچ پروژه‌ای نمی‌تواند به درستی پیش برود مگر این که اعضای تیم وظایف محول شده خود را به خوبی درک کنند.

از این رو استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه از راه دور می‌توانند در این‌جا مفید واقع شود. با استفاده از این برنامه‌ها می‌توانید پروژه را به بخش‌های کوچکتری تبدیل و آن را بین اعضای تیم خود تقسیم کنید. ابزار و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا نیاز مشتریان را تکمیل و محدودیت‌های زمان و بودجه را مدیریت کنند.

با این وجود گزینه‌های بسیار زیادی برای انتخاب نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه از راه دور وجود دارد که می‌تواند گیج‌کننده باشد و کاربران ندانند که از کجا شروع کنند. بسیاری از کسب و کارهای کوچک تا متوسط در صنایع مختلف می‌توانند از نرم‌افزار مدیریت آنلاین استفاده کنند.

این نوع نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر هستند. در ادامه سایت فریلنسری کاریتو شما را با ۶ مورد از بهترین نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه از راه دور آشنا خواهد کرد.

• بیشتر بخوانیم: مدیریت ریموت پروژه ها و نکاتی برای نظارت از راه دور کسب و کارها

بهترین نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه

#۱ نرم افزار مدیریت پروژه Jira

Jira یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سریع است که توسط تیم‌های توسعه برای برنامه‌ریزی، ردیابی و انتشار نرم‌افزار استفاده می‌شود. این برنامه یکی از برنامه‌های مدیریت پروژه بسیار محبوب است که به بهبود تیم‌ها کمک می‌کند و گردش کاری خود را ایجاد می‌کنند.

نرم افزار Jira با برنامه‌های زیادی ادغام می‌شود و تیم‌ها را قادر می‌سازد تا پروژه‌ها و محصولات خود را تا انتها مدیریت کنند.

#۲ نرم افزار مدیریت پروژه ProWorkflow

نرم‌افزار ProWorkflow مدیریت پروژه مبتنی بر وب، به کاربران امکان مدیریت و ردیابی کارها و پروژه‌های خود را میدهد. مخاطبین را سازماندهی کنند و برای کسب و کار خود گزارش‌هایی تهیه کنند.

این نرم‌افزار مجموعه‌ای کامل از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد و گذشته از این با قابلیت‌های نرم‌افزاری که ارائه می‌دهند به پیشرفت افراد در کارشان کمک می‌کند.

#۳ برنامه مدیریت پروژه Zoho Projects App

نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه Zoho Projects App، به کاربران کمک می‌کند تا:

• پروژه‌ها را برنامه‌ریزی کنند.
• با کارمندان و مشتریان همکاری کنند.
• زمان را پیگیری کنند.
• اسناد را مدیریت کنند.
• و نمودارها و گزارش‌هایی را تهیه کنند.

این برنامه بخشی از مجموعه تجاری Zoho است. کاربران بر روی یک بستر متمرکز کار می‌کنند و می‌توانند میزان پیشرفت را پیگیری کنند و در مورد ایده‌ها بحث کنند، به راحتی با هم ارتباط برقرار می‌کنند و به روز می‌شوند. این سیستم مبتنی بر‌ ابر است و دسترسی بالایی دارد.

#۴ نرم افزار مدیریت پروژه AceProject

نرم‌افزار پیگیری پروژه مبتنی بر وب AceProject به مدیریت پروژه‌ها از ابتدا تا انتها کمک می‌کند. این برنامه یک راه حل کامل مدیریت پروژه برای افراد، تیم‌ها و شرکت‌هایی است که باید کنترل جریان کاری خود را بدست بگیرند. AceProject

با قابلیت ردیابی زمان و هزینه، ابزارهایی را برای پروژه‌ها فراهم می‌آورد که به موقع و با بودجه مناسب تکمیل شود. کاربران می‌توانند به راحتی در بالای همه پروژه‌های خود اطلاعات را با نمودارها و جزئیات را با کد رنگی مشاهده کنند.

با استفاده از نمودارهای گانت کاربران می‌توانند پیچیدگی یک پروژه یا میزان پیشرفت آن را مشاهده کنند تا تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و اقدامات لازم را انجام دهند.

#۵ مدیریت پروژه با Zapier

با اپلیکیشن Zapier می‌توانید مدیریت تیم خود را بدست بگیرید، این برنامه کسب و کارهای کوچک را قادر می‌سازد تا به صورت خودکار کارهایشان را انجام دهند و عملکردشان را بهبود ببخشد. شما می‌توانید با استفاده از این برنامه مدیریتی به طور خودکار بین برنامه‌های وب سوئیچ کنید و روی مهمترین کار خود تمرکز کنید.

• بیشتر بخوانیم: چطور یک تیم دورکار تمام عیار بسازیم؟

#۶ نرم افزار مدیریت پروژه از راه دور Trello

Trello یکی از برنامه‌های مدیریت تیم بوده که برای کسب و کارهای کوچک بسیار ایده‌آل است. با استفاده از این برنامه می‌توان تیمی از فریلنسرها را به راحتی مدیریت کرد، البته این تنها یک مثال کوچک است. با استفاده از این برنامه می‌توانید هر تیمی را به راحتی مدیریت کنید، قابلیت‌های بی‌نظیری در این برنامه وجود دارد.

شما می‌توانید برای هر یک از اعضای تیم اعلان ارسال کنید، ایده‌ها را ایجاد کنید، از بردهای مختلف استفاده کنید و برای ارائه اطلاعات صفحات و نمودارها را به اشتراک بگذارید. ترلو به عنوان یک ابزار مدیریت از راه دور، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا با میزان پیشرفت کار تعامل داشته باشند. اطلاعات مربوط به پروژه با استفاده از اطلاعات فعالیت، ایمیل و هشدارها ارسال می‌شود. اعضاء را می‌توان به برد اضافه کرد تا در آن مشارکت کنند.

شما با چه نرم افزار های دیگری کار کردید و تجربه دارید؟! بهمون معرفی کنید و در مورد پست امروز نظر و یا پیشنهادی دارید می‌توانید در بخش نظرات این پست با ما در میان بگذارید.