بهترین روش مدیریت پروژه های از راه دور

من ۱۲ سال سابقه مشاوره و مدیریت پروژه از راه دور را دارم و امروز قصد دارم در مورد بهترین روش مدیریت پروژه های از راه دور با شما صحبت کنم. من به طورکلی برای سازمانی کار می‌کردم که اکثر پروژه‌های مشتری به صورت از راه دور مدیریت می‌شد و تیم‌های کاری، تیم‌های مجازی بودند که از نظر جغرافیایی در جاهای مختلفی پراکنده بودند.

بنابراین حتی اگر این شرکت یک دفتر مرکزی هم داشت هنوز کارها به صورت از راه دور انجام می‌شد چون که بقیه اعضای تیم در دفتر شرکت حضور نداشتند. من در دفتر کارم یک میز کاری داشتم اما تقریبا هرگز از آن استفاده نکردم و آن چه که من از آن زمان آموخته‌ام این است که باید ۵ مرحله را برای داشتن یک مدیریت پروژه از راه دور موفق باید انجام داد. بیایید در ادامه به این ۵ مرحله نگاهی بیندازیم!

تمرین ارتباط برای پروژه های از راه دور

ارتباطات شغلی برای یک مدیر پروژه شامل ایمیل و جلسات هفتگی و کنفرانس‌ها و تماسهای اسکایپ و غیره میشود و همه این‌ها بخشی از مسئولیتهای ارتباطی مدیر پروژه است. مدیران پروژه از راه دور باید از این ابزارها استفاده کنند و فرصتها را به یک راه حل نهایی موفق تبدیل کنند. ارتباط مکرر و همچنین روش‌های خلاقانه برای ارتباط با تیم پروژه و مشتری برای مدیریت پروژه از راه دور مورد نیاز خواهد بود. جلسات منظم و ایمیل همیشه ضروری هستند اما با انجام ارتباطات بیشتر مانند ارسال ایمیل‌های روزانه به تیم و مشتری، بروزرسانی‌های سریعی را می‌توان ارائه داد. این نوع تلاش‌ها باعث می‌شود که با توزیع مکانی، تیم و مشتری انسجام بالایی داشته باشد. بهتره با مزایا و نرم افزارهای مدیریت پروژه از راه دور بیشتر آشنا شوید! تا در این راه شما را کمک کنند.

پروژه‌های از راه دور و انعطاف پذیری در زمان کاری

به عنوان یک مدیر پروژه از راه دور، شما باید توانایی کار در ساعات مختلف روز را داشته باشید. اگر تیم شما در کشورهای مختلفی توزیع شده باشند مسلما با تفاوت زمانی برخورد خواهید داشت.  شما باید در مواقعی که مشتریان پروژه به شما نیاز دارند در دسترس باشید. گرچه در صورتی که نیاز شدیدی به خواب دارید باید به فکر استراحت خود هم باشید.

برای مدیریت پروژه‌های از راه دور جلسات بیشتری تشکیل دهید

از آنجا که شما با تیم پروژه همکاری نخواهید کرد و مشتری هرگز به صورت رو در رو با شما برخورد نخواهند داشت باید جلسات بیشتری را برگزار کنید. شما باید جلست هفتگی داشته باشید اما جلسات بررسی ماهانه یا سه ماهه را هم اضافه کنید . از آنجا که مشتری نمی‌تواند شما را بشناسد، لمس کند و بشناسد بروزرسانی وضعیت، بحث و بروزرسانی وضعیت پروژه می‌تواند ارتباط بهتری ایجاد کند. این کار به افزایش توانایی تحویل پروژه کمک می‌کند. جلسات مکرر تیمی، انسجام و همکاری تیم را تقویت می‌کند و باعث از بین رفتن هر گونه یاس و نامیدی می‌شود.

چندین محل کار داشته باشید و پروژه‌های خود را از راه دور مدیریت کنید

از آنجا که شما به صورت از راه دور‌کار و در خانه مشغول به کار هستید، در صورت داشتن خانواده ممکن است در هنگام ارتباط با تیم خود با مشکلاتی مواجه شوید. بهتر است در داخل خانه چند محل کار داشته باشید  یا یک دفتر خارج از خانه تهیه کنید تا بتوانید کنفرانس‌های خود را در آنجا برگزار کنید. مطمئن شوید تجهیزات مورد نیاز مانند گوشی هوشمند آماده و در دسترس است تا در صورت لزوم در جایی غیر از محل کار اصلی تان جلسات خود را برگزار کنید.

اجرای عالی پروژه از راه دور

هدف این است اطمینان حاصل کنیم که همه افراد تیم از روز اول گرفتن پروژه با شما همراه هستند. تعاملات خود را شروع کنید و مطمئن شوید که همه افراد، اهداف، تاریخ‌های مهم، نقش و هر گونه خطرات و فرضیات موجود را درک کرده اند. شما هرگز فرصت دومی برای ایجاد اولین حس خوب را در اختیار نخواهید داشت.