چطور یک تیم دورکار تمام عیار بسازیم؟

چطور یک تیم دورکار داشته باشیم؟ یک دهه قبل؛ تقریبا ۹۰۰۰۰۰ شغل در ایالات متحده به کشورهایی مانند هند و فیلیپین برون سپاری شد که تقریبا ۵۰ درصد از آن‌ها به کارهای برنامه نویسی کامپیوتر و IT اختصاص داشت. بسیاری از کارفرمایان بر این باور بودند که مزایای تیم دورکار را می‌توان به عنوان یک راه حال تجاری در طی دوره اقتصادی سخت استفاده کرد.

امروزه ما می‌دانیم که دوکاری به طور گسترده‌ای موفقیت آمیز بوده و به عنوان یک استاندارد در بسیاری از شرکت‌های سراسر جهان استفاده می‌شود. به لطف کاهش هزینه‌ها؛ استفاده از استعداد‌های موجود در سراسر جهان و فرصت‌های کاری مقیاس پذیر؛ استخدام کارمندان برای تشکیل تیم دورکار محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. در ادامه ما می‌خواهیم به سوال چگونه تیم دورکاری داشته باشیم؟ پاسخ دهیم؛ تا به طور قابل توجهی بهره‌وری تیم دورکار خود را افزایش دهید.

چطور یک تیم دورکار داشته باشیم؟

درک نیازهای کاری

قبل از هر چیزی؛ درک نیازهای استخدام بسیار مهم است. کارمندان به طور بالقوه باید چه شرایطی داشته باشند؟ مهارت‌های فنی؛ طرز تفکر و نگرشی که برای افزایش ارزش به کسب و کار شما نیاز دارند؛ چیست؟ هنگامی که افراد کاندید خود را مشخص کردید؛ تمام چراها و چگونه‌ها را بنویسید و خیلی واضح آن را با تیم دورکار خود در میان بگذارید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها فقط به امور محوله شما خواهند پرداخت.

این یک فرایند کاملا ساده است؛ اما به کارمندان تصور کاملا واضحی در مورد آنچه که از آن‌ها درخواست می‌شود را می‌دهد. همچنین مهم است سازگاری کاندیدها را با ارزش‌ها و فرهنگ شرکت خود ارزیابی کنید.

چطور یک تیم دورکار داشته باشیم؟ با ایجاد اهداف صحیح

نیروی کار امروز به آموزش مداوم و بهبود نیاز دارد. هنگام ایجاد تیم دورکاری خود؛ اهداف کوتاه مدت و بلند مدت (هم برای کارمندان و هم برای شرکت) را تعیین کنید. سعی کنید منافع تیم دورکار خود را با اهداف بزرگتر شرکت هماهنگ کنید. به آن‌ها کمک کنید تا متوجه شوند از آن‌ها چه انتظاری دارید و این که چگونه کارشان به دستیابی به این اهداف کمک می‌کند. این نوع دیدگاه می‌تواند انگیزه‌های شگفت انگیزی ایجاد کند. مرتبا با تیم خود صحبت کنید و از آن‌ها سوال کنید.

ابزار ارتباطی برای تشکیل تیم دورکار

برای جبران فاصله‌های جغرافیایی و اختلاف زمانی که وجود دارد شما به ارتباط‌های مداوم نیاز دارید. مطالعات نشان می‌دهد که بین ۶۰ تا ۹۰ درصد از کل ارتباطات می‌توانند غیرکلامی باشند. خوشبختانه در سال ۲۰۲۰ هستیم و ابزارهای مدرنی که وجود دارند باعث می‌شوند ارتباطات را به راحتی ایجاد کنیم. استفاده از ابزاهای همکاری به جلوگیری از سردرگمی‌ها کمک می‌کند. ایمیل یکی از ابزارهای خارق العاده‌ای است که به خوبی اهداف شما را برآورده می‌کند. با این حال برنامه‌های پیام رسان فوری، اتاق‌های چت در هر زمان و هر مکان بدون توجه به موقعیت مکانی می‌توانند ارتباطات شما را شکل دهند.  تماس‌های آنلاین؛ استفاده از فضای ذخیره سازی ابری مانند Google Docs؛ استفاده از برنامه‌هایی مانند TeamViewer همچنین می‌توانند باعث افزایش بهره‌وری تیم مجازی شما شوند.

چطور یک تیم دورکار داشته باشیم؟ با استفاده از ابزارهای مدیریتی و پیگیری فعالیت

اگر با یک تیم داخلی کار می‌کند؛ به احتمال زیاد هر روز اعضای تیم خود را می‌بینید. حتی اگر حضور آن‌ها را پیگیری نکنید؛ ایده‌ای را خواهید داشت که هر یک از اعضای تیم در حال کار بر روی پروژه با وظایف و مهلت‌های زمانی خود آشنایی دارند. کار با یک تیم دورکار چیز دیگری است. چالش‌های لجستیکی (اختلافات مکانی و زمانی)؛ ممکن است دستیابی به بهره‌وری را دشوار کند. فرهنگ کار و رویکرد می‌تواند در کشورهای مختلفی که افراد به روش‌های خاص خود؛ کارشان را انجام می‌دهند؛ به طرز قابل توجهی با تغییر مواجه شود. این امر می‌تواند در مقایسه با روش استاندارد منجر به انجام کارها به روشی غلط شود. به همین دلیل پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه از راه دور برای پیگیری و مدیریت کارها بسیار مهم است. در اینجا چند پیشنهاد برای شما داریم:

یک ردیاب بهره‌وری تنظیم کنید که هر کارمند کارهای محوله خود را یادداشت کند؛ میزان پیشرفت؛ تاخیر و مشکلات خود را در آن ثبت کند. با شفاف سازی این موضوع برای کل تیم؛ مدیر تیم دورکار دقیقا می تواند ببیند که کدام یک از کارمندان با حجم کار خود کنار آمده‌اند.

برای این که مطمئن شوید که در پایان کار همه چیز به خوبی انجام شده است؛ یک جلسه بررسی فصلی با تیم خود برگزار کنید. این جلسه همچنین می‌تواند فرصتی برای بررسی عملکرد‌های فردی و ارزیابی سهم آن‌ها در رشد شرکت باشد.

فرهنگ تعلق خاطر را ایجاد کنید

فرقی نمی‌کند که با آژانس‌های دیگر کار می‌کنید تا یک تیم دورکار دارید؛ هر یک از اعضای تیم شما باید احساس ارزشمند بودن کند و خود را متعلق به شرکت بداند. فرض کنیم که یک کسب و کار در لس آنجلس و یک تیم توسعه داخلی و یک تیم توسعه از راه دور در بنگلور وجود دارد؛ این تیم‌ها برای دستیابی به اهداف یکسانی که دارند؛ باید برای یک کارفرما کار کنند. آنچه مهم است این است که این تیم‌ها اهداف هم‌سویی داشته باشند. تنها فرهنگ تعلق خاطر می‌تواند مرز‌ها و مناطق زمانی را پشت سر بگذارد. سیاست‌هایی را ایجاد کنید که از ایده‌های هر کارمند چه کارمند داخلی و چه دورکار استقبال کند.

در عین حال؛ مطلع نگه داشتن تیم خود در مورد عملکرد شرکت می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا در مورد نحوه کمک برای دستیابی به اهداف شرکت یا سازمان نقش داشته باشند. به عنوان فردی که مدیریت هر دو تیم را به عهده دارد؛ مسئولیت این که هر کارمند احساسا با ارزش بودن می‌کند؛ به عهده شما است. گرچه تلاش بیشتری برای ایجاد ارتباط با تیم لازم است؛ اما این امر می‌تواند به ایجاد یک فرهنگ کاری سالم کمک کند.

احترام گذاشتن

هنگام تشکیل تیم دورکار؛ یک تصور اشباه رایج است و آن هم تعیین حقوق یکسان برای تمام کارمندان دورکار است، برخی از کارمندان فاقد مهارت یا استعداد خاصی هستند و واقعیت این است که هزینه زندگی در برخی از شهر کمتر از شهر‌های دیگر است. ایجاد یک تیم دورکار کار چندان ساده ای نیست. اگر می‌خواهید یک تیم دورکار عالی داشته باشید که واقعا کسب و کار شما را رشد دهد؛ باید انتظارات خود را بالا ببرید. هنگام کار با افراد بسیار با استعداد و ماهر باید به توانایی آن‌ها احترام بگذارید و حقوق یکسانی با افراد کم تجربه‌تر را برای آن‌ها در نظر نگیرید.

ایجاد جلسات برای بازدید تیم دورکار خود

شما نمی‌توانید تیم‌های دورکار را مجبور کنید تا احساس خوبی نسبت به ارتباط با شرکت داشته باشند. شما باید به صورت عملی اقداماتی را انجام دهید. می‌توانید با تشکیل جلسات حتی یک بار در سال تیم خود را در یک مکان جمع کنید. شما حتی می‌توانید جلسات استراتژیک را برای بررسی اهداف شرکت و تجزیه و تحلیل عملکرد کارمندان خود تشکیل دهید. با این حال شما همچنین باید از این فرصت برای ایجاد ارتباط با تیم خود استفاده کنید.

شناسایی کارمندان با عملکرد عالی

از یاد بردن مردان و زنانی که هزاران کیلومتر دورتر از شما کار می‌کنند ساده است. اگر آن‌ها کار‌ها را به خوبی انجام دهند؛ کسب و کار شما مانند ساعت کار می‌کند و همه راضی هستند. اما شناخت و درک سخت کوشی یا خروجی عالی اعضای تیم دروکار تنها با ایجاد روابط قوی‌تر صورت می‌گیرد. بنابراین چه کاری می ‌توانید انجام دهید؟

ارسال ایمیل‌های تبریک هنگام رسیدن به یک نقطه عطف یک روش ساده اما موثر است. این کار باعث می‌شود که کارمندان احساس قدردانی و توجه کنند و در عین حال به عملکرد خود اضافه کنند. دادن جوایز نقدی و غیر نقدی حتی بلیط‌های سینمایی مورد استقبال قرار می‌گیرند و کارمندان احساس قدردانی می‌کنند.

این کار می‌تواند وفاداری به شما و کسب و کارتان را افزایش دهد؛ و حتی می‌تواند به همه افراد انگیزه دهد تا خروجی بهتری را ایجاد کنند.

ساخت یک تیم دورکار نیاز به صبر و استقامت دارد. تشکیل تیم مجازی تنها اولین قدمی است که باید بردارید. چالش بعدی حفظ این تیم برای طولانی مدت است.